Hur anmäler man in VFU-platser?

Här beskrivs de olika stegen när man anmäler in platser

Vem kan rapportera in VFU-platser?

Grundtanken är att apoteken själva rapporterar in platser direkt i systemet, men kedjorna kan också välja att platserna läggs in centralt. Kontakta er VFU-samordnare (se under "Kontakta din samordnare" för kontaktuppgifter) för information om hur just er kedja jobbar. Det är också till kedjans VFU-samordnare som ni som apotek vänder er till om ni behöver hjälp med platsanmälan.

Oavsett vem som matar in VFU-platserna i systemet så måste apoteket vara registrerat på sidan. Kontrollera först att ni uppfyller grundkraven för att få ta emot studenter. Ni kan inte själva registrera apoteket utan det görs av kedjans VFU-samordnare.

Tillhör ditt apotek inte någon kedja? Kontakta någon av de ansvariga vid lärosätena så hjälper de dig. 


Inloggningsuppgifter

Varje apotek har en uppsättning inloggningsuppgifter till sidan. Genom att flera har tillgång till inloggningsuppgifterna minskas sårbarheten om handledare eller chef slutar eller byter apotek. Användarnamnet är en e-postadress, den ska inte vara personlig utan bör vara en funktionsadress som både chef och handledare har tillgång till.  Adressen som är kopplad till apoteket kan inte heller samtidigt  finnas inlagd i systemet på någon handledare eller apotekschef. 

Det är viktigt att ni kollar brevlådan regelbundet så att ni inte missar viktig information från lärosätena angående VFU och hemsidan.

Glömt lösenord?  

Gå till "Logga in", och klicka sen på ”Glömt lösenordet?”  För att återställa ditt lösenord behöver du ange e-postadressen för apotekets konto. Du kommer sedan få epost med instruktioner om hur du går tillväga för att skapa ett nytt lösenord.

Ändra uppgifter om apoteket? 

Under "Mitt apotek kan ni själva redigera viss information om apoteket, se mer under "Om Mitt apotek".


När kan man anmäla in platser?

För att ta emot emot studenter till vårterminen anmäler ni normalt in platserna i juli-augusti, medan platser till höstterminen anmäls in under första halvan av mars.  Man ser när det är möjligt att anmäla in platser till kommande termin under "Mitt apotek” . Är platsanmälan öppen går det att koppla sig till en tillgänglig termin, i annat fall står det ”Ej tillgänglig för anmälan”. Här kan man också se datum för när platsanmälan, studentanmälan samt anmälan till återbudskö är öppen.

Under "Valda terminer" syns tidigare terminer som fortfarande är aktiva, vanligtvis innevarande samt föregående termin.


Platsanmälan steg-för-steg

se även "Manual för platsanmälan 2023 (pdf)"

Logga in

Logga in på sidan och gå till ”Mitt apotek”


Välj termin och antal studenter ni kan ta emot

Under "Tillgängliga terminer", klicka på den blå rutan ”Lägg till” 

Därefter görs platsanmälan i tre steg:

  1. ”Välj utgångsläge”   - här kan ni välja mellan fyra olika förinställda alternativ
  2. ”Platser”  - här ska ni kontrollera/justera så att platserna stämmer med era önskemål
  3. ”Handledare” - här lägger ni till handledare till samtliga platser ni har anmält in


1. Välj ett av fyra utgångslägen

Det finns fyra förvalda alternativ beroende på dels hur många studenter ni kan ta emot totalt under terminen, dels många ni kan ha på apoteket samtidigt.  Alternativen beskrivs i detalj i "Manual för platsanmälan"

2. Kontrollera och/eller justera platserna

I detta steg ser man vilka olika varianter, eller ”scenarier”, som är möjliga med det förvalda alternativet. Genom att klicka på papperskorgen kan ni ta bort de ”scenarier” som inte passar era önskemål.

3. Ange vem som ska vara handledare

Här lägger ni in en handledare till  varje plats som ni har anmält in. Notera att detta steg är tvingande för att komma vidare. Ni kan söka fram alla handledare som redan finns i systemet, både inom er egen och andra kedjor.


Hur gör man om handledaren inte är inlagd i systemet?

Finns inte personen som ska vara handledare inlagd i systemet kan ni själva lägga till den. Detta görs genom att klicka på rutan ”Skapa ny handledare”. Samtliga uppgifter i fönstret som kommer upp måste fyllas i. Systemet känner av personnumret så att man inte kan skapa dubbletter.

När en ny handledare har lagts in skickas ett mail till den angivna e-postadressen med instruktioner hur man gör för att aktivera handledaren. Notera att alla handledare måste ha gett samtycke till att vi sparar deras personuppgifter! Först när en handledare har godkänt uppgifterna kan man koppla personen till en VFU-plats.

Innan man lägger in en ny person som handledare är det viktigt att kontrollera att personen dels uppfyller de formella kraven för att vara handledare (läs under "Handledarens roll"), dels kommer att kunna delta vid kommande handledarutbildningstillfälle om man får en student placerad.

OBS! Apotek kan endast registrera nya handledare under steget ”Platsanmälan”, under andra perioder måste man kontakta kedjans samordnare. 


Vilka studenter är ute på våren respektive hösten?

Terminen är indelad i två perioder, "Period 1" respektive "Period 2". "Hel termin" omfattar både period 1 och period 2. Nedan följer en sammanfattning över vilka studentkategorier från vilka lärosäten som gör VFU respektive period under hösttermin samt vårtermin.

Förkortningar lärosäten:
GU Göteborgs universitet
LnU Linnéuniversitetet (Kalmar)
UmU Umeå universitet
UU Uppsala universitet

* Något avvikande tidsperiod. För exakta kursdatum se höstterminens respektive vårterminens datum.